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事例紹介

業務IT化コンサルティング

顧客対応を効率化したい

見出し見出し

事業概要 防災設備全般
規 模 20名以下
資本金 300万円以下
事業年数 30年以上
ご相談の内容 顧客からの軽微な問い合わせがあった際に、担当者が不在の場合は対応ができず、お客様を待たせてしまっている。もっとスムーズにお客様からの問い合わせに対応したい。
アドバイスの内容 ヒアリングを行い、顧客対応の実務を分析したところ次の課題があることがわかりました。
顧客対応に必要なデータが各担当者のパソコン内にあるため、データの共有が十分に行われていませんでした。

  1. どのパソコンにデータがあるのか分からない。
  2. どのデータが最新なのか分からない。

この課題に対し、以下のアドバイスを行いました。

  1. データの保管場所を一元化して、常にそこを参照する社内ルールを決める。
  2. データの命名規則を標準化し、検索しやすいものにする。
  3. 従業員への周知とルール遵守を行う。
効 果 担当者が不在の場合の問合せ対応時間を短縮することができました。
副次的なものとして、担当者自身の資料管理効率も向上し、業務効率の改善にもつながりました。

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